[Hướng dẫn] Phân bổ đơn vị vận chuyển trên Chiaki

Khi đơn hàng hiển thị trạng thái “Đang được kiểm tra bởi Chiaki” hoặc “Đang phân bổ ĐVVC”, người bán không cần quá lo lắng. Đây là các bước xử lý của hệ thống nhằm kiểm tra đơn hàng, hạn chế rủi ro và lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp.

Đặc biệt, thời gian đơn hàng ở các trạng thái này không tính vào hạn xử lý đơn và người bán không bị phạt vì những chậm trễ nằm ngoài khả năng kiểm soát.

1. Đơn hàng “Đang được kiểm tra bởi Chiaki” là gì?

Đây là trạng thái cho biết Chiaki đang kiểm tra đơn hàng trước khi cho phép người bán xác nhận và xử lý.

Việc kiểm tra nhằm:

• Xác minh thông tin sản phẩm, giá bán và địa chỉ nhận hàng.
• Rà soát các dấu hiệu gian lận hoặc bất thường.
• Đảm bảo đơn hàng tuân thủ chính sách bán hàng.

Thời gian kiểm tra

• Thông thường: Khoảng 1 ngày.
• Trường hợp bất khả kháng: Tối đa 4 ngày.
• Đơn không hiển thị thời gian: Tối đa 8 giờ.

Trạng thái này có ảnh hưởng đến KPI không?

Không. Thời gian Chiaki kiểm tra đơn không được tính vào hạn xử lý 24 giờ.

Nếu đơn giao chậm do thời gian kiểm tra của Chiaki, khoảng thời gian này cũng được loại trừ khi đánh giá hiệu suất của người bán.

Người bán cần làm gì?

Bạn chỉ cần theo dõi đơn hàng và chuẩn bị hàng hóa trong thời gian chờ:

1. Vào Quản lý đơn hàng > Tất cả trên Seller Dashboard.
2. Tìm các đơn có trạng thái “Đang được kiểm tra bởi Chiaki”.
3. Kiểm tra cột “Thời gian có thể xác nhận” nếu đơn có hiển thị.
4. Theo dõi thông báo từ Chiaki khi đơn sẵn sàng xác nhận.
5. Khi đơn chuyển sang “Chưa xử lý”, thực hiện xác nhận đơn càng sớm càng tốt.

2. Đơn hàng “Đang phân bổ ĐVVC” là gì?

ĐVVC (Đơn vị vận chuyển) là đơn vị phụ trách lấy và giao hàng đến khách.

Khi đơn ở trạng thái “Đang phân bổ ĐVVC”, hệ thống đang lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp dựa trên nhiều yếu tố như:

• Địa chỉ giao hàng.
• Khả năng phục vụ của từng đơn vị vận chuyển.
• Kích thước và trọng lượng hàng hóa.
• Tốc độ giao hàng.
• Tỷ lệ giao hàng thành công.

Mục đích là lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp, giúp tăng khả năng lấy và giao hàng thành công.

Thời gian phân bổ ĐVVC

Thời gian phân bổ tối đa là 1 ngày làm việc, không tính thứ 7 và chủ nhật.

Ví dụ: Nếu đơn được phân bổ vào thứ 6 và chưa hoàn tất trong ngày, quá trình có thể được tiếp tục vào thứ 2.

Đơn “Đang phân bổ ĐVVC” có ảnh hưởng đến KPI không?

Thời gian phân bổ ĐVVC không được tính vào hạn xử lý đơn. Hạn xử lý 24 giờ sẽ được gia hạn tự động ít nhất 1 ngày trong trường hợp bị ảnh hưởng bởi quá trình phân bổ.

Nếu đơn giao chậm, giao không thành công hoặc ảnh hưởng đến tốc độ giao hàng do vấn đề liên quan đến ĐVVC, thời gian này sẽ được loại trừ khi đánh giá hiệu suất người bán theo nội dung hướng dẫn.

Người bán cần làm gì?

Trong thời gian chờ phân bổ ĐVVC, bạn:

• Theo dõi tại Quản lý đơn hàng > Tất cả hoặc Giao hàng loạt > Chờ giao hàng.
• Tìm các đơn có trạng thái “Đang phân bổ ĐVVC”.
• Không cần tự xác nhận đơn. Hệ thống sẽ tự động xác nhận khi ĐVVC được phân bổ.
• Chủ động chuẩn bị và đóng gói hàng hóa.
• Chờ thông báo khi ĐVVC được xác định và sắp xếp lấy hàng.

3. So sánh hai trạng thái “Đang kiểm tra” và “Đang phân bổ ĐVVC”

4. Hướng dẫn theo dõi và xử lý đơn hàng

Bước 1: Truy cập Quản lý đơn hàng

Đăng nhập vào Seller Dashboard của Chiaki, sau đó:

Quản lý đơn hàng > Tất cả

Tại đây bạn có thể xem toàn bộ đơn hàng và kiểm tra trạng thái xử lý.

Bước 2: Xác định đơn đang chờ

Bạn có thể sử dụng bộ lọc trạng thái để tìm nhanh các đơn:

• Đang được kiểm tra bởi Chiaki
• Đang phân bổ ĐVVC

Nếu có, hãy kiểm tra thêm cột “Thời gian có thể xác nhận” để biết thời điểm dự kiến đơn có thể được xử lý tiếp.

Bước 3: Theo dõi và chuẩn bị hàng

Với đơn “Đang được kiểm tra”:

• Kiểm tra thời gian dự kiến xác nhận.
• Chuẩn bị và đóng gói hàng hóa.
• Theo dõi thông báo từ Chiaki.
• Có thể kiểm tra trạng thái định kỳ khoảng 2 giờ/lần.

Với đơn “Đang phân bổ ĐVVC”:

• Không cần thao tác xác nhận.
• Chuẩn bị hàng để bàn giao.
• Theo dõi thông báo khi ĐVVC được phân bổ.
• Chờ đơn vị vận chuyển liên hệ lấy hàng.

Bước 4: Xác nhận đơn khi cần

Bước này chỉ áp dụng với đơn “Đang được kiểm tra” sau khi đơn chuyển sang trạng thái “Chưa xử lý”.

Bạn thực hiện:

1. Mở chi tiết đơn hàng.
2. Chọn “Xác nhận”.
3. Kiểm tra lại thông tin và xác nhận lần cuối.

Sau khi hoàn tất, đơn hàng sẽ được chuyển sang bước xử lý tiếp theo.

Bước 5: Theo dõi thông báo

Người bán nên bật thông báo để không bỏ lỡ các cập nhật quan trọng, chẳng hạn:

• Đơn hàng sẵn sàng xác nhận.
• ĐVVC đã được phân bổ.
• Đơn hàng đã được lấy.

5. Câu hỏi thường gặp

Tại sao đơn hàng bị “mắc kẹt” ở trạng thái kiểm tra hoặc phân bổ?

Đây là một phần trong quy trình xử lý đơn của Chiaki. Hệ thống thực hiện kiểm tra để hạn chế gian lận, giảm rủi ro và lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp.

Đơn bị chậm trong giai đoạn này có bị phạt không?

Theo nội dung hướng dẫn, không. Thời gian do Chiaki kiểm tra hoặc phân bổ ĐVVC không được tính vào hạn xử lý của người bán. Các trường hợp chậm trễ do những yếu tố này cũng được loại trừ theo quy định liên quan đến KPI.

Làm sao biết khi nào đơn có thể xác nhận?

Từ 09/07/2026, hầu hết đơn hàng sẽ hiển thị thời gian dự kiến trong cột “Thời gian có thể xác nhận”. Ngoài ra, người bán có thể theo dõi thông báo từ Chiaki và kiểm tra đơn định kỳ.

Đơn “Đang phân bổ ĐVVC” có cần xác nhận không?

Không cần. Hệ thống sẽ tự động xác nhận khi ĐVVC được phân bổ. Người bán chỉ cần chuẩn bị hàng để bàn giao.

Nếu đơn “Đang kiểm tra” quá 4 ngày thì phải làm gì?

Nếu đơn vượt quá thời gian kiểm tra tối đa hoặc bạn cần kiểm tra tình trạng đơn, hãy liên hệ Support Chiaki qua Help Center, chat hỗ trợ hoặc hotline dành cho người bán.

6. Mẹo giúp người bán xử lý đơn hiệu quả

Chuẩn bị hàng sớm: Không nhất thiết phải đợi đơn được xác nhận mới bắt đầu chuẩn bị. Với những đơn đang được kiểm tra hoặc phân bổ, bạn có thể chủ động chuẩn bị hàng để tiết kiệm thời gian.

Theo dõi đơn hàng hàng loạt: Sử dụng mục Giao hàng loạt > Chờ giao hàng để dễ dàng kiểm tra nhiều đơn đang chờ ĐVVC.

Bật thông báo: Bật thông báo để nhanh chóng biết khi đơn đã sẵn sàng xác nhận hoặc ĐVVC đã được phân bổ.

Theo dõi KPI: Kiểm tra Dashboard KPI thường xuyên để nắm được tình hình vận hành và phát hiện bất thường.

Liên hệ Support khi cần: Nếu đơn cần xử lý gấp hoặc có trạng thái bất thường kéo dài, nên liên hệ Support Chiaki để được kiểm tra.

7. Lợi ích đối với người bán

Quy trình kiểm tra và phân bổ ĐVVC mang lại một số lợi ích cho người bán:

• Bảo vệ KPI: Thời gian xử lý do Chiaki kiểm tra hoặc phân bổ được loại trừ theo quy định.
• Gia hạn thời gian xử lý: Trường hợp bị ảnh hưởng bởi quá trình phân bổ ĐVVC, hạn xử lý được gia hạn.
• Tăng khả năng giao hàng thành công: Hệ thống lựa chọn ĐVVC dựa trên nhiều yếu tố phù hợp với đơn hàng.
• Giảm rủi ro gian lận: Đơn hàng được kiểm tra trước khi tiếp tục xử lý.
• Chủ động vận hành: Thời gian dự kiến xác nhận giúp người bán dễ dàng sắp xếp nhân sự và hàng hóa.

8. Khi nào cần liên hệ Support Chiaki?

Bạn nên liên hệ bộ phận hỗ trợ khi:

• Đơn ở trạng thái kiểm tra quá 4 ngày.
• Đơn “Đang phân bổ ĐVVC” quá 1 ngày làm việc nhưng chưa có cập nhật.
• Không thể xác nhận đơn sau khi đơn chuyển sang “Chưa xử lý”.
• Có thắc mắc về thời hạn xử lý hoặc KPI.

Kết luận

Hai trạng thái “Đang được kiểm tra bởi Chiaki” và “Đang phân bổ ĐVVC” đều là những bước xử lý bình thường trong quy trình vận hành đơn hàng.

Người bán cần nhớ:

• Đây là quy trình kiểm tra và vận chuyển, không phải lỗi đơn hàng.
• Thời gian xử lý ở các trạng thái này không tính vào hạn xử lý theo nội dung hướng dẫn.
• Người bán không bị phạt vì những chậm trễ thuộc phạm vi được Chiaki loại trừ.
• Với đơn “Đang kiểm tra”, hãy theo dõi và xác nhận ngay khi đơn chuyển sang “Chưa xử lý”.
• Với đơn “Đang phân bổ ĐVVC”, không cần xác nhận thủ công; hãy chuẩn bị hàng và chờ hệ thống cập nhật.
• Nếu trạng thái kéo dài bất thường, hãy chủ động liên hệ Support để được kiểm tra.

Hiểu rõ quy trình sẽ giúp người bán chủ động hơn trong việc xử lý đơn hàng, hạn chế bỏ sót và vận hành hiệu quả hơn trên Chiaki.